Entenderse mejor con el negocio

Existe un tema que ha sido cuestión de debate desde hace mucho tiempo, y es el si las empresas dependen de los departamentos de TI, o los departamentos de TI existen por las empresas. Es común escuchar a profesionales de TI que creen que se merecen un gran sueldo solo porque “sin computadoras la empresa no puede operar” así como también no es extraño saber de dueños de empresas que ven las TI como un mal necesario, un gasto que hay que hacer.

Creo que ante visiones de este tipo, son los líderes de TI los que se deben acercar a la parte operativa y buscar un acercamiento. ¿Como?  Siguiendo estos consejos:

• Buscar participar en la toma de decisiones de la organización.
• Cuidar el lenguaje. Evitar utilizar jerga tecnológica cuando se habla con el negocio.
• Buscar a los colegas del negocio proactivamente para discutir sobre los problemas que se desean resolver.
• Participar desde las etapas iniciales en la planeación estratégica, para evitar ser tomados por sorpresa  en cuanto a tiempo y presupuestos.
• Entender que las TI no son siempre una solución en si misma, sino un medio para que la empresa alcance sus objetivos, y transmitir esto a la organización.

Las 10 habilidades que el buen administrador de sistemas necesita.

A pesar de que la especialización es importante, hay ciertas habilidades de las que cualquier administrador del sistema debe ser consiente y buscar desarrollarlas por lo menos, un poco, para realizar mejor su trabajo:

1. Habilidades de comunicación y de trato con las personas: trabajamos con personas, servimos a las personas. ¿Algo más?
2. Ser capaz de programar o crear scripts: si no eres desarrollador, debes saber por lo menos un poco de scripting. La programación puede ser muy útil, sobre todo en la realización de tareas repetitivas. El punto es ser listo, no trabajar mas duro.
3. Conocimientos en respaldos de información y recuperación de desastres: saber como y tener por lo menos un plan para recuperar nuestros sistemas en caso de fallo es fundamental si no queremos ser despedidos.
4. Conocimientos en administración de proyectos: sin necesidad de ser un Project manager, nunca esta de mas tener habilidades para calendarizar, estimar recursos, determinar necesidades del cliente, planear con respecto del riesgo, etcétera.
5. Ser capaz de comunicarse en términos de negocio y no técnicos: debemos entender, que en la mayoría de las empresas, los servicios de TI son generalmente de apoyo y no básicos, por lo que debemos saber comunicar lo que nuestro trabajo aporta al negocio en términos que valor agregado, reducción de costos, aumento de los ingresos o mejor servicio al cliente.
6. Saber documentar: en términos técnicos para otros administradores de sistemas y al nivel del usuario final, cuando se liberan nuevos servicios.
7. Conocimientos de cableado estructurado: no es necesario ser el que ejecuta esta tarea, pero se debe saber que es lo correcto y lo incorrecto, por lo menos para supervisar una obra.
8. Conocimientos de redes: saber hacer un diagnostico básico de un problema de conectividad.
9. Conocimientos de reparación de computadoras: aunque ya seas administrador de Exchange o de AIX, esto es lo mínimo que se puede esperar de cualquier profesional de TI.
10. Bases de datos: select, insert, update, delete, son comandos de SQL que debes saber utilizar, siempre hay que estar listos para ofrecer una solución basada en bases de datos, aunque sea a pequeña escala.

Estándares y normas para la administración de las TIC

Cuando buscamos nuevas formas de administrar el caos de TI en nuestras empresas, lo más usual es pensar en ITIL, y lamentablemente creemos que es la solución a todo, cuando no lo es, ya que existen otros estándares y normas que podrían cubrir mejor necesidades más concretas. Los siguientes son algunos ejemplos:

• Val IT: es un conjunto de documentos que proveen un marco de trabajo para el gobierno de las inversiones en TI. Dicho de otra forma, ofrece un conjunto de buenas prácticas y guías generalmente aceptadas para ayudar a los directores y ejecutivos a alcanzar la máxima rentabilidad de sus inversiones en TI.
• BMIS: modelo para la administración de la seguridad de la información.
• RISK IT: herramienta practica para la gestión de riesgos. Proporciona la visión de todos los riesgos relacionados con el uso de las TI.
• COBIT: es un marco de trabajo de gobernabilidad de TI y conjunto de herramientas que permiten a los gerentes disminuir la brecha entre requerimientos de control, problemas técnicos y riesgos de negocio. Otros los definen como el conjunto de mejores prácticas para el manejo de información.
• ISO 38500: el estándar ISO para la gobernabilidad de las tecnologías de información. Proporciona un conjunto de principios a ser usados cuando se evalué, dirija y monitoree el uso de las TI en las organizaciones.

Con información de Wikipedia, kybeleconsulting.com e ISACA.org.

Un interesante video acerca del cambio.

En el entorno de la TI, es muy común implementar cambios: nuevas aplicaciones, nuevas versiones, nuevos procesos, etcétera. Y como responsables muchas veces de estos cambios, no sabemos como promoverlos.

Hoy les comparto un video que me pareció muy interesante, con algunas consideraciones que debemos observar para disminuir la resistencia al cambio.

Extreme Presentation Method

Un conocido me compartió un enlace a una pagina que me resulto interesantísima, se llama Extreme Presentation Method y es un método paso a paso para la presentación efectiva de información compleja o controversial. Fue desarrolladla por  el Dr. Andrew Abela en base a sus investigaciones y ha sido probada en numerosas organizaciones como Microsoft, Exxon – Mobil, E-Bay y Motorola. Para no distraerles más, este es el enlace a la parte de guía rápida de «Diseñar una presentación»:

http://www.extremepresentation.com/design/

Si desean empaparse mas, también esta disponible el libro en Amazon:

La regla 10/20/30 de Power Point

Me encontré en el Blog How To Change the World un post muy interesante que deseo haber leído antes. Se trata de la regla 10/20/30 de Power Point, la cual nos recomienda que una presentación efectiva no debe tener mas de 10 diapositivas, no durar mas de 20 minutos y debería contener fuentes mas grandes que los 30 puntos:

• 10 Diapositivas: el autor del post dice que una persona no puede comprender más de 10 conceptos en una presentación. Mas que eso puede ocasionar que tu audiencia olvide la mitad de lo que dijiste.
• 20 minutos de duración: En una reunión de una hora, tomando en cuenta la preparación de la computadora y el proyector (si no están listos), el tiempo que queda después de los 20 minutos podría dedicarse a comentar y discutir el tema.
• Fuentes no menores a 30 puntos: Con fuentes pequeñas, probablemente te encontraras leyendo la presentación, y tu audiencia leerá mas rápido de lo que tú hablas, no estando en sintonía. Las letras muy pequeñas pueden indicar que no conoces bien tu material y por eso lo lees.

Claro que no creo que esto es una regla universal para todas las presentaciones, pues hay diferentes circunstancias, pero si es importante conservar los puntos clave de una presentación: claridad, brevedad y facilidad de comprensión y el hecho de que la gente va a escucharte hablar, y no a leer un documento. El centro de atención no debe ser la diapositiva, sino el producto y/o tu idea.

 

 

Consejos útiles en Microsoft at Work

Microsoft at Work es una sección dentro del website de esta empresa con interesantes artículos acerca de productividad y como trabajar mejor con el software que utilizamos todos los días. La siguiente es una lista de aquellos que me parecieron más útiles. Eso si, están en ingles:

• 4 maneras de tomar el control de tu bandeja de entrada. Aquí.
• 12 tips para crear mejores presentaciones. Aquí.
• 8 tips para administrar mejor tus archivos. Aquí.
• 7 maneras de trabajar más rápido en conexiones lentas. Aquí.
• 10 maneras de trabajar de manera más segura. Aquí.

Reuniones que funcionan

Todas las áreas en casi el total de las empresas desarrollan reuniones con diversos motivos: presentar resultados, dar seguimiento a un proyecto, recibir retroalimentación, etc. A muchos no nos gustan las juntas y más cuando al terminar sentimos que perdimos el tiempo. La siguiente son unos cuantos consejos para hacer más productivas nuestras juntas:

A la hora de planear:

• Dejar en claro el propósito de la junta: permite a los asistentes prepararse para la misma.
• Decidir quien necesita asistir y por que: si necesitamos información, llamar a quien la tenga, si tenemos que tomar decisiones, buscar la presencia de aquel que tenga autoridad.
• Preparar una agenda que incluya los temas y los tiempos designados.
• Proporcionar la agenda y cualquier material relevante con anticipación.
• Procurar que las reuniones sean de una hora o menos: podemos tener a las personas un día completo en una junta, pero no su atención.

A la hora de llevar a cabo la junta:

• Comenzar a tiempo, incluso si hay personas ausentes.
• Asignar una persona responsable de cuidar los tiempos en la junta.
• Elaborar una minuta: ¿Quién asistió?, los temas tratados y las decisiones que el grupo tomo.
• Elaborar una lista de los «action ítems» que necesitan seguimiento o mas información y asignar un responsable: de esta forma nos aseguramos que cuando se discutan esos temas otra vez se tiene la información y a la gente adecuada para resolver el problema.
• Si no se tiene la información, o la gente correcta para resolver un problema, detener la discusión y poner el tema en la lista de «action ítems».
• Terminar a tiempo, ser respetuoso de las actividades de los demás.

A la hora de dar seguimiento a lo tratado:

• Elaborar y distribuir la minuta elaborada a todos los asistentes.
• Monitorear el estatus de los «action ítems» que se llevan a cabo después de la junta.
• Dejar de hablar de cómo hacer mejores juntas y ponernos a trabajar en ello.

Un video interesante acerca del liderazgo.

Este blog también trata de liderazgo, por que ser un líder de TI no solo significa dirigir equipos de desarrollo de software o de implementación de servicios, sino también equipos de gente. Limitartase a ser un área de soporte, o ser «agentes del cambio» depende de nosotros. Ojala les guste.

Las habilidades que el líder de TI debe poseer.

En el libro Managing IT as  Business, Mark D. Lutchen nos habla de las habilidades necesarias del Chief Information Officer de hoy. Pocas personas son CIO’s, por que las organizaciones que cuentan con esta posición, solo tienen uno. Sin embargo, creo que son perfectamente aplicables en mayor o menor medida para gerentes o coordinadores de tecnología. Su proporción depende la posición en la que estemos o pretendamos estar. Esta es su traducción y adaptación aplicable a cualquier líder de tecnología:

• Negocios: El líder debe conocer el negocio lo suficiente para asistir en la formulación de la estrategia de negocio, e identificar las partes claves de las TI para llevar a cabo esta estrategia.
• Tecnología: El líder deber ser capaz de establecer estándares relacionados a la selección, integración y operación de complejas soluciones de TI. De acuerdo al área de tecnología a la que pertenece debe poder planear y coordinar el desarrollo de un sistema robusto, flexible y efectivo en costos, ya sea una red, sistema de bases de datos, intranet, dominios, servicios, etc.
• Liderazgo y administración: El gerente o coordinador debe facilitar la comunicación acerca de las TI entre el resto del negocio y el departamento, a través de contacto regular ya sea en reuniones uno a uno o grupales y métodos formales e informales de comunicación escrita. Debe ser capaz de manejar las relaciones con proveedores de productos y servicios. Buen negociador.
• Administración de lo Fiscal: Se requiere la habilidad de controlar los costos de TI en la organización. Debe ser capaz de transmitir las implicaciones de TI en términos financieros con transparencia y claridad, en una manera que otros puedan entender.
• Cultura Organizacional: el líder de TI debe evitar los regímenes de tipo militar y enfocarse en construcción de equipos, desarrollo de habilidades y establecimiento de una cultura de confianza. El líder debe tener la confianza de todos los miembros del equipo.