Reuniones que funcionan

18 febrero 2010

Todas las áreas en casi el total de las empresas desarrollan reuniones con diversos motivos: presentar resultados, dar seguimiento a un proyecto, recibir retroalimentación, etc. A muchos no nos gustan las juntas y más cuando al terminar sentimos que perdimos el tiempo. La siguiente son unos cuantos consejos para hacer más productivas nuestras juntas:

A la hora de planear:

  • Dejar en claro el propósito de la junta: permite a los asistentes prepararse para la misma.
  • Decidir quien necesita asistir y por que: si necesitamos información, llamar a quien la tenga, si tenemos que tomar decisiones, buscar la presencia de aquel que tenga autoridad.
  • Preparar una agenda que incluya los temas y los tiempos designados.
  • Proporcionar la agenda y cualquier material relevante con anticipación.
  • Procurar que las reuniones sean de una hora o menos: podemos tener a las personas un día completo en una junta, pero no su atención.

A la hora de llevar a cabo la junta:

  • Comenzar a tiempo, incluso si hay personas ausentes.
  • Asignar una persona responsable de cuidar los tiempos en la junta.
  • Elaborar una minuta: ¿Quién asistió?, los temas tratados y las decisiones que el grupo tomo.
  • Elaborar una lista de los “action ítems” que necesitan seguimiento o mas información y asignar un responsable: de esta forma nos aseguramos que cuando se discutan esos temas otra vez se tiene la información y a la gente adecuada para resolver el problema.
  • Si no se tiene la información, o la gente correcta para resolver un problema, detener la discusión y poner el tema en la lista de “action ítems”.
  • Terminar a tiempo, ser respetuoso de las actividades de los demás.

A la hora de dar seguimiento a lo tratado:

  • Elaborar y distribuir la minuta elaborada a todos los asistentes.
  • Monitorear el estatus de los “action ítems” que se llevan a cabo después de la junta.
  • Dejar de hablar de cómo hacer mejores juntas y ponernos a trabajar en ello.
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