Imagina que tu jefe te solicita enviarle lo mas rápido posible de un reporte del avance de un proyecto. Desea saber que tareas van en tiempo y cuales no, quien es responsable de cada tarea, como se están cumpliendo los objetivos y en general como progresa ese gran proyecto lleno de expectativas.

Una opción podria ser, presentar a tu jefe el archivo de MS Project o Primavera con la información del proyecto; pero es muy probable que no lo entienda por que tiene otras cosas en la cabeza o te diga que eso no es un reporte y que le hiciste perder el tiempo. A mas alto nivel, menos importan los detalles, lo digo por experiencia.

Tu segunda opcion es desarrollar una vistosa presentación con gráficas y mucha información. Pero esto consumira mucho de tu tiempo.

Afortunadamente esto ya le sucedió a alguien, y escribió el libro “One Page Project Manager for IT Projects”, el cual explica de manera muy sencilla y practica como poner casi toda la información relevante del proyecto en una sola hoja de calculo, incluyendo información del cumplimiento de las tareas a través del tiempo, objetivos y costos. No tiene mas de 150 paginas y explica de manera muy sencilla como hacer la plantilla, como interpretarla y algunos casos prácticos.

La verdad lo recomiendo mucho. Si desean ver mas información en Amazon pueden entrar haciendo clic aqui.

Si deseas comprar la plantilla para descarga, es posible desde la pagina del autor. Enlace.

CAPM

13 marzo 2010

La Certificación de CAPM® se otorga a profesionales que han demostrado una comprensión de los conocimientos fundamentales, los procesos y la terminología tal como se definen en la guía  the Project Management Body of Knowledge  (PMBOK®Guide)  que son necesarios para el desempeño eficaz de Administración de proyectos.

Esta orientada a profesionistas de recién egreso.

La defino personalmente como el preámbulo para convertirse en PMP, una de las certificaciones mas valoradas en el mercado laboral. A la vez de que es una forma mas suave de adentrarse en la administración de proyectos.

Para obtenerla se necesitan 1500 horas de experiencia o 23 horas de educación en PM, además de por supuesto pasar el examen de 150 preguntas en ingles.

Recién entre en un grupo de estudio para obtener esta credencial. Escribiré otro post al concluir para relatarles mi experiencia.

Mas información, la pueden encontrar haciendo clic aquí.

 

 

 

Reuniones que funcionan

18 febrero 2010

Todas las áreas en casi el total de las empresas desarrollan reuniones con diversos motivos: presentar resultados, dar seguimiento a un proyecto, recibir retroalimentación, etc. A muchos no nos gustan las juntas y más cuando al terminar sentimos que perdimos el tiempo. La siguiente son unos cuantos consejos para hacer más productivas nuestras juntas:

A la hora de planear:

  • Dejar en claro el propósito de la junta: permite a los asistentes prepararse para la misma.
  • Decidir quien necesita asistir y por que: si necesitamos información, llamar a quien la tenga, si tenemos que tomar decisiones, buscar la presencia de aquel que tenga autoridad.
  • Preparar una agenda que incluya los temas y los tiempos designados.
  • Proporcionar la agenda y cualquier material relevante con anticipación.
  • Procurar que las reuniones sean de una hora o menos: podemos tener a las personas un día completo en una junta, pero no su atención.

A la hora de llevar a cabo la junta:

  • Comenzar a tiempo, incluso si hay personas ausentes.
  • Asignar una persona responsable de cuidar los tiempos en la junta.
  • Elaborar una minuta: ¿Quién asistió?, los temas tratados y las decisiones que el grupo tomo.
  • Elaborar una lista de los “action ítems” que necesitan seguimiento o mas información y asignar un responsable: de esta forma nos aseguramos que cuando se discutan esos temas otra vez se tiene la información y a la gente adecuada para resolver el problema.
  • Si no se tiene la información, o la gente correcta para resolver un problema, detener la discusión y poner el tema en la lista de “action ítems”.
  • Terminar a tiempo, ser respetuoso de las actividades de los demás.

A la hora de dar seguimiento a lo tratado:

  • Elaborar y distribuir la minuta elaborada a todos los asistentes.
  • Monitorear el estatus de los “action ítems” que se llevan a cabo después de la junta.
  • Dejar de hablar de cómo hacer mejores juntas y ponernos a trabajar en ello.

PRINCE2

13 febrero 2010

PRINCE2 es una metodología de gestión de proyectos (mejores practicas) que cubre la administración, control y organización de los mismos. Significa PRojects IN
Controlled Environments. Es del dominio público y la primera versión (PRINCE) fue creada por la CCTA en 1989, la segunda se libero en 1996. PRINCE estaba más orientada a proyectos de TI, PRINCE2 se puede aplicar a cualquier tipo. Actualmente es propiedad de la OGC. Es ampliamente usado en el Reino Unido y poco a poco se ha estado difundiendo en Europa.

Sus principales características son:

  • Enfocada en el negocio.
  • Hace énfasis en dividir el proyecto en etapas controlables.
  • Es flexible como para se aplicada en el nivel apropiado del proyecto.
  • Planificación basada en el producto.

PRINCE provee a los proyectos de:

  • Un inicio, medio y fin controlados y organizados.
  • Revisiones regulares del progreso contra el plan y el caso de negocios.
  • Puntos de decisión flexibles.
  • Control administrativo automático de cualquier desviación del plan.
  • El compromiso de la gerencia y partes interesadas en el momento y lugar apropiado durante el proyecto.
  • Buenos canales de comunicación entre el proyecto, la gerencia del proyecto y el resto de la organización.

Para mas información puedes visitar los siguientes links.

http://jlfr-prince2.blogspot.com/

http://www.non-uk.prince2.com/

http://www.prince2.com/