Un conocido me compartió un enlace a una pagina que me resulto interesantísima, se llama Extreme Presentation Method y es un método paso a paso para la presentación efectiva de información compleja o controversial. Fue desarrolladla por  el Dr. Andrew Abela en base a sus investigaciones y ha sido probada en numerosas organizaciones como Microsoft, Exxon – Mobil, E-Bay y Motorola. Para no distraerles más, este es el enlace a la parte de guía rápida de “Diseñar una presentación”:

http://www.extremepresentation.com/design/

Si desean empaparse mas, también esta disponible el libro en Amazon:

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Me encontré en el Blog How To Change the World un post muy interesante que deseo haber leído antes. Se trata de la regla 10/20/30 de Power Point, la cual nos recomienda que una presentación efectiva no debe tener mas de 10 diapositivas, no durar mas de 20 minutos y debería contener fuentes mas grandes que los 30 puntos:

  • 10 Diapositivas: el autor del post dice que una persona no puede comprender más de 10 conceptos en una presentación. Mas que eso puede ocasionar que tu audiencia olvide la mitad de lo que dijiste.
  • 20 minutos de duración: En una reunión de una hora, tomando en cuenta la preparación de la computadora y el proyector (si no están listos), el tiempo que queda después de los 20 minutos podría dedicarse a comentar y discutir el tema.
  • Fuentes no menores a 30 puntos: Con fuentes pequeñas, probablemente te encontraras leyendo la presentación, y tu audiencia leerá mas rápido de lo que tú hablas, no estando en sintonía. Las letras muy pequeñas pueden indicar que no conoces bien tu material y por eso lo lees.

Claro que no creo que esto es una regla universal para todas las presentaciones, pues hay diferentes circunstancias, pero si es importante conservar los puntos clave de una presentación: claridad, brevedad y facilidad de comprensión y el hecho de que la gente va a escucharte hablar, y no a leer un documento. El centro de atención no debe ser la diapositiva, sino el producto y/o tu idea.

 

 

Reuniones que funcionan

18 febrero 2010

Todas las áreas en casi el total de las empresas desarrollan reuniones con diversos motivos: presentar resultados, dar seguimiento a un proyecto, recibir retroalimentación, etc. A muchos no nos gustan las juntas y más cuando al terminar sentimos que perdimos el tiempo. La siguiente son unos cuantos consejos para hacer más productivas nuestras juntas:

A la hora de planear:

  • Dejar en claro el propósito de la junta: permite a los asistentes prepararse para la misma.
  • Decidir quien necesita asistir y por que: si necesitamos información, llamar a quien la tenga, si tenemos que tomar decisiones, buscar la presencia de aquel que tenga autoridad.
  • Preparar una agenda que incluya los temas y los tiempos designados.
  • Proporcionar la agenda y cualquier material relevante con anticipación.
  • Procurar que las reuniones sean de una hora o menos: podemos tener a las personas un día completo en una junta, pero no su atención.

A la hora de llevar a cabo la junta:

  • Comenzar a tiempo, incluso si hay personas ausentes.
  • Asignar una persona responsable de cuidar los tiempos en la junta.
  • Elaborar una minuta: ¿Quién asistió?, los temas tratados y las decisiones que el grupo tomo.
  • Elaborar una lista de los “action ítems” que necesitan seguimiento o mas información y asignar un responsable: de esta forma nos aseguramos que cuando se discutan esos temas otra vez se tiene la información y a la gente adecuada para resolver el problema.
  • Si no se tiene la información, o la gente correcta para resolver un problema, detener la discusión y poner el tema en la lista de “action ítems”.
  • Terminar a tiempo, ser respetuoso de las actividades de los demás.

A la hora de dar seguimiento a lo tratado:

  • Elaborar y distribuir la minuta elaborada a todos los asistentes.
  • Monitorear el estatus de los “action ítems” que se llevan a cabo después de la junta.
  • Dejar de hablar de cómo hacer mejores juntas y ponernos a trabajar en ello.